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1. Pourquoi cette déclaration de confidentialité ?

Toute personne qui visite le Site Internet (ci-après le «Visiteur") ainsi que toute personne utilisant nos services (ci-après le "Client"), divulgue presque inévitablement certaines données personnelles. Ces données personnelles constituent des informations qui nous permettent de vous identifier en tant que personne physique, que nous le fassions effectivement ou non. Vous êtes identifiable dès qu'il est possible de créer un lien direct ou indirect entre une ou plusieurs données personnelles et vous en tant que personne physique. Le Visiteur et le Client sont ci-après également dénommés conjointement le «Personne concernée».

Nous utilisons et traitons vos données personnelles conformément au RGPD et aux autres dispositions légales pertinentes. Toute référence dans la présente Déclaration de Confidentialité au RGPD est une référence au Règlement du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données personnelles et à la libre circulation de ces données (Règlement Général sur la Protection des Données).

Grâce à cette déclaration de confidentialité, chaque personne concernée est informée des activités de traitement que FLEXFURN peut effectuer avec ses données personnelles. FLEXFURN se réserve le droit de modifier cette déclaration de confidentialité à tout moment. Tout changement substantiel sera clairement signalé à la personne concernée. Nous recommandons à la Personne Concernée de consulter régulièrement ce document.

2. Qui traite vos données personnelles ?

2.1. Manette

FLEXFURN, seul ou en collaboration avec d'autres, détermine quelles données personnelles sont collectées, ainsi que la finalité et les moyens de traitement de ces données personnelles. Par conséquent, FLEXFURN est un « responsable de traitement » au sens du RGPD.

FLEXFURN a pris les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles de ses Visiteurs et Clients. FLEXFURN utilise diverses technologies et procédures de sécurité adéquates pour protéger vos données personnelles contre tout accès, utilisation ou divulgation non autorisés. FLEXFURN garantit que les données personnelles fournies sont stockées en toute sécurité dans un environnement contrôlé.

2.2. Processeur(s)

FLEXFURN utilise des « sous-traitants » soigneusement sélectionnés pour traiter les données personnelles des visiteurs et des clients. Un sous-traitant est une personne physique ou morale qui traite des données personnelles à la demande ou pour le compte du responsable du traitement. Le sous-traitant est tenu d'assurer la sécurité et la confidentialité des données personnelles. Le sous-traitant agit toujours conformément aux instructions du responsable du traitement.

FLEXFURN utilise les catégories de « sous-traitants » suivantes :

  • Les entreprises que nous avons engagées à des fins de marketing ;
  • Entreprises que nous avons engagées à des fins de support technique et d’hébergement TIC ;
  • Entreprises que nous avons engagées à des fins administratives (par exemple, système CRM) ;
  • Les sociétés que nous avons engagées à des fins de communication (par exemple, chat en direct sur le site Web) ;
  • Entreprises que nous avons engagées à des fins logistiques (par exemple préparation de commandes, livraison, etc.) ;
  • Les entreprises que nous avons engagées à des fins d'analyse ;
  • Entreprises que nous avons engagées à des fins de paiement.

En vue d'une protection optimale des données personnelles des personnes concernées, FLEXFURN a conclu les accords contractuels nécessaires avec les sous-traitants mentionnés ci-dessus pour garantir qu'ils appliquent les mêmes normes élevées que FLEXFURN.

Un transfert de données personnelles vers un sous-traitant en dehors de l'Espace économique européen (EEE) ne peut avoir lieu que vers des pays pour lesquels l'Autorité de protection des données en Belgique a déterminé qu'ils offrent le même niveau de protection adéquat ou, si ce n'est pas le cas, dans la mesure où FLEXFURN a conclu les accords contractuels nécessaires avec ce sous-traitant, en tenant compte des dispositions standards imposées par l'Autorité de protection des données en Belgique.

3. Sur quelle base juridique vos données personnelles sont-elles traitées ?

Conformément au RGPD, nous traitons les données personnelles sur la base des fondements juridiques suivants :

  • Sur la base de l'exécution du contrat convenu avec le Client, ou de l'exercice de mesures précontractuelles prises à la demande de la Personne concernée ; ou
  • Fondé sur le respect des dispositions légales ou réglementaires, relatives à la gestion de la relation contractuelle avec le Client, notamment la facturation ;
  • Sur la base de notre intérêt légitime à répondre aux demandes d'informations des Visiteurs et des Clients ;
  • Sur la base de notre intérêt légitime à envoyer des offres promotionnelles (marketing direct) à nos Clients ;
  • Basé sur l'autorisation explicite d'envoyer des offres promotionnelles (marketing direct) aux visiteurs.

4. Quelles données personnelles sont traitées ?

FLEXFURN s'engage à collecter et traiter uniquement les données personnelles pertinentes et nécessaires aux finalités pour lesquelles elles sont traitées.
 
La quantité et les données personnelles que FLEXFURN collecte à votre sujet dépendent de votre utilisation du site Web et/ou de nos services. La collecte de données personnelles sera encore élargie à mesure que l'utilisation de notre site Web et de nos services en ligne sera plus intensive. En général, les clients divulgueront plus d'informations personnelles que les visiteurs. Concrètement, nous traitons les catégories de données personnelles suivantes :

Clients:

  • Données d’identification (nom, prénom, adresse, identifiants de connexion, numéro de TVA) ;
  • Coordonnées (numéro de téléphone et adresse e-mail) ;
  • Données d’identification financière (coordonnées bancaires) ;

Ces données personnelles sont collectées lorsque le Client passe une commande via notre Site Internet. D'autres données personnelles pourront être collectées ultérieurement, par exemple dans le cadre de notre service après-vente.

Visiteurs:

  • Coordonnées (numéro de téléphone et adresse e-mail) ;
  • Données d'identification électronique (cookies, adresse IP) ;

Ces données personnelles sont collectées lorsque vous visitez notre Site Internet et notamment lorsque vous remplissez et envoyez notre formulaire de contact.

5. À quelles fins vos données personnelles sont-elles utilisées ?

Le traitement de vos données personnelles est indispensable au bon fonctionnement du Site et des services associés. La collecte de données personnelles est encore élargie à mesure que la personne concernée utilise de manière plus intensive notre site Web et nos services en ligne.
Le traitement est effectué exclusivement pour les finalités spécifiques suivantes :

Clients:

  • Gestion client : administration client, gestion des commandes, livraisons, facturation, vérification du crédit, support et suivi des réclamations.
  • Marketing et publicité personnalisés. Dans ce cas, le Client dispose toujours du droit de se désinscrire.

Visiteurs:

  • Répondre aux demandes d’informations via le formulaire de contact du Site Internet ;
  • Marketing et publicité personnalisés si le Visiteur l'a expressément accepté. Dans ce cas, le Visiteur est libre de retirer son consentement à tout moment.

En outre, les données personnelles de la personne concernée peuvent également être utilisées aux fins suivantes :

  • Gestion des litiges.
  • Protection contre la fraude et les violations.

De plus, nous utilisons des cookies pour reconnaître (l'adresse IP des) Visiteurs et leur offrir une expérience utilisateur personnelle, mémoriser leurs choix techniques et détecter et corriger d'éventuelles erreurs sur le Site Internet. Consultez-nous Politique en matière de cookies pour plus d'informations sur la façon dont nous utilisons les cookies.

Lorsque vous visitez le Site, certaines données sont collectées à des fins statistiques. Ces données sont nécessaires pour optimiser l’utilisation de notre site Internet. Ces données sont : le lieu probable de consultation, l'heure et le jour de la consultation, les pages visitées, etc. Afin de protéger de manière optimale votre vie privée, ces données sont toujours anonymisées.

En aucun cas nous ne collectons de données personnelles sensibles, telles que des données sur votre race, vos opinions politiques, votre santé, vos croyances religieuses et autres, votre orientation sexuelle, etc.
La personne concernée fournit toujours les données personnelles à FLEXFURN et peut ainsi exercer un certain degré de contrôle. FLEXFURN se réserve le droit de suspendre ou d'annuler certaines opérations si les données personnelles requises sont manquantes, incorrectes ou incomplètes.

6. Qui reçoit vos données personnelles ?

Vos données personnelles ne seront traitées que pour un usage interne au sein de FLEXFURN. Vos données personnelles ne seront pas vendues, transmises ou communiquées à des tiers, sauf si vous nous avez donné votre autorisation explicite au préalable ou lorsque le transfert est nécessaire à l'exécution du contrat ou est légalement requis.

7. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Vos données personnelles seront conservées aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs affichés. Elles seront supprimées de notre base de données lorsqu'elles ne seront plus nécessaires à la poursuite de ces finalités ou si la Personne Concernée exerce valablement son droit à la suppression des données personnelles.

8. Quels sont vos droits ?

8.1 Garantie d'un traitement licite et sécurisé des données personnelles

Vos données personnelles sont toujours traitées à des fins légitimes, comme indiqué à l'article 5.
Elles sont collectées et traitées de manière appropriée, pertinente et proportionnée, et ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire pour atteindre les finalités affichées.

8.2 Droit d'accès

Si vous pouvez prouver votre identité, vous avez le droit d'obtenir des informations sur le traitement de vos données personnelles. Vous avez ainsi le droit de consulter les finalités du traitement, les catégories de données personnelles, les catégories de destinataires auxquels les données personnelles sont envoyées, les critères qui déterminent la durée de conservation des données et les droits que vous pouvez exercer à l'égard de vos données personnelles.

8.3 Droit de rectification des données personnelles

Les informations inexactes ou incomplètes peuvent être corrigées. Il appartient avant tout à l’Utilisateur de procéder aux ajustements nécessaires à son « Profil Utilisateur ». Vous pouvez également nous contacter pour une demande de modification.

8.4 Droit à l'effacement de vos données personnelles

Vous disposez également du droit d’obtenir la suppression de vos données personnelles dans les cas suivants :

  • Vos données personnelles ne sont plus nécessaires aux fins prévues ;
  • Vous révoquez votre consentement au traitement de vos données personnelles et il n'existe aucune autre base juridique pour le traitement de vos données personnelles ;
  • Vous vous êtes légalement opposé au traitement de vos données personnelles ;
  • Vos données personnelles sont traitées illégalement ;
  • Vos données personnelles doivent être supprimées sur la base d’une obligation légale.

La suppression des données personnelles est principalement liée à la visibilité ; il est possible que les données personnelles supprimées restent temporairement stockées.


8.5 Droit à la limitation du traitement

Dans certains cas, vous avez le droit de demander des restrictions sur le traitement de vos données personnelles. Ceci s'applique certainement en cas de litige concernant l'exactitude des données personnelles, si les données personnelles sont nécessaires dans le cadre d'une procédure judiciaire ou pendant le temps nécessaire à FLEXFURN pour déterminer que vous pouvez valablement exercer votre droit à la suppression.

8.6 Droit d'opposition

Vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct, de profilage ou à des fins découlant des intérêts légitimes du responsable du traitement. FLEXFURN cessera de traiter vos données personnelles à moins que FLEXFURN ne puisse démontrer qu'il existe des raisons juridiques impérieuses pour le traitement de vos données personnelles qui prévalent sur votre droit d'opposition.

8.7 Droit à la portabilité des données

Vous avez le droit de recevoir les données personnelles fournies à FLEXFURN sous une forme structurée, couramment utilisée et lisible par machine. En outre, vous avez le droit de transférer ces données personnelles à un autre responsable du traitement, sauf si cela est techniquement impossible.

8.8 Droit de retirer votre consentement

Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment, par exemple lorsque vous l'avez donné en tant que Visiteur à des fins de marketing direct.

9. Comment exercer vos droits ?

Si vous souhaitez exercer vos droits, vous devez adresser une demande écrite et un justificatif d'identité par lettre recommandée à FLEXFURN, Essenschotsraat 6210, Industriezone Ravenshout, 3980 Tessenderlo ou par email à info@flexfurn.com. Nous vous répondrons dans les plus brefs délais, au plus tard un (1) mois après réception de votre demande. 

10. Possibilité de déposer une plainte

Si vous avez des commentaires ou des plaintes sur la manière dont nous traitons vos données personnelles, nous vous demandons de nous les signaler au préalable. De cette façon, nous pouvons parvenir à une solution à l’amiable grâce à une consultation mutuelle.

Si, après cette notification, vous n'êtes toujours pas satisfait du traitement de vos données personnelles par FLEXFURN, vous avez le droit de déposer une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente (pour la Belgique : https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/).



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