Niemand kommt wegen der Stühle, aber jeder merkt, wenn er nicht bequem darauf sitzt. Eine unübersichtliche Anordnung, ein zu langer Aufbau oder Stühle, von denen man schon nach einer Stunde aufstehen möchte. Besucher sagen zwar nichts dazu, aber es bleibt im Gedächtnis. Die Gestaltung eines Konferenzsaals hat daher mehr Einfluss, als man auf den ersten Blick vermuten mag.
Die Herausforderungen, denen ein Konferenzveranstalter begegnen kann
Eine Konferenz zieht viele Menschen an, die den ganzen Tag bequem sitzen können müssen. Das Programm wechselt ständig: von einer großen Plenarsitzung über einen Workshop bis hin zu einer Gruppendiskussion. Jedes Mal muss der Raum innerhalb von fünfzehn Minuten umgestaltet werden, während ein Team unter Zeitdruck Stühle, Tische und Transportwagen bewegt. Die Wahl der Möbel entscheidet darüber, ob alles reibungslos verläuft oder in Stress ausartet.
Denn Komfort ist keine Nebensache. Besucher sitzen mitunter den ganzen Tag, und ein Stuhl, der schon nach zwei Stunden unbequem wird, lenkt ab. Ein guter “8-Stunden-Stuhl” sorgt dafür, dass die Aufmerksamkeit auf den Inhalten bleibt und nicht auf dem Unbequemen. Und je leichter und einfacher die Möbel zu bewegen sind, desto weniger Personal und Zeit benötigen Sie für jedes Umstellen. Das spart nicht nur Mühe, sondern auch Geld.
Welche Sternbilder benötigen Sie?
Die Raumaufteilung bestimmt den Ablauf einer Sitzung. Bei den meisten Konferenzen ergeben sich im Wesentlichen vier verschiedene Setups.
Bei einer Theaterbestuhlung werden Stühle in Reihen mit Blick auf die Bühne aufgestellt, ohne Tische. Dies bietet die meisten Sitzplätze und ist ideal für Plenarsitzungen mit großen Gruppen.
In einem Bankettsaal-Setup arbeitet man an runden Tischen, die im gesamten Raum verteilt sind. Die Teilnehmer sitzen in Gruppen von sechs bis zehn Personen, was das Netzwerken und informelle Gespräche während der Mahlzeiten oder Pausen fördert.
In einem Konferenzraum sitzen alle Teilnehmer um einen großen zentralen Tisch. Dies eignet sich gut für kleinere Konferenzen oder Vorstandssitzungen mit bis zu etwa zwanzig Personen, bei denen jeder die gleiche Möglichkeit zum Sprechen haben muss.
Für parallele Sitzungen oder Workshops sollten Breakout-Räume mit kleineren Tischen und Stühlen eingerichtet werden, die schnell umgestellt werden können. Dies ermöglicht Interaktion und Gruppenarbeit, ohne die Ruhe im Hauptsaal zu stören.
Flexibilität ist kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit. Ein Saal, der nur eine einzige Raumaufteilung zulässt, schränkt Sie ein.
Die richtigen Möbel für Konferenzräume
Die Wahl der Möbel bestimmt, wie schnell der Aufbau geht, wie bequem die Teilnehmer sitzen und wie professionell das Gesamtbild wirkt.
Stühle
Drei Dinge machen den Unterschied. Wie hoch kannst du kommen? StapelnBei 10 bis 15 übereinander gestapelten Stühlen benötigen Sie für 200 Stück nur wenige Quadratmeter Lagerfläche. Wie schwer ist ein Stuhl? Ein 3,5 kg schweres Modell lässt sich problemlos mit einer Hand anheben; ein 7 kg schwerer Stuhl hingegen nicht – das merkt man spätestens beim Transport von Hunderten Stühlen. Und lassen sich die Stühle miteinander verbinden? Verbundene Stühle stehen ordentlich an ihrem Platz, die Gänge bleiben frei, und für größere Gruppen ist es zudem sicherer – in vielen Fällen sogar notwendig.
Bei Flexfurn sind alle Konferenzstühle: der Curvo, Pepper, Kasar, Teddy Und Veneto, und andere, die mit Kupplungen und Reihenverbindern ausgestattet sind, mit denen Sie Reihen schnell und sicher verbinden können.
Tabellen
A Klapptisch Das Öffnen eines Tisches mit einer schnellen Bewegung spart vielleicht nur zehn Sekunden. Wiederholt man dies aber hundertmal, sind es fünfzehn Minuten. Noch praktischer wird es, wenn man Tische wählt, die sich vielseitig kombinieren lassen: Aus demselben Set lässt sich ein langer Konferenztisch, mehrere separate Arbeitsplätze oder ein Anmeldeschalter gestalten – ganz ohne zusätzliche Ausstattung.
Transport und Lagerung
Transportwagen Der Transport von 10 bis 15 gestapelten Stühlen auf einmal reduziert die Anzahl der Gänge und schont die Ausrüstung. Lagern Sie die Stühle direkt auf Transportwagen statt lose auf dem Boden; das spart bei jedem Aufbau einen Schritt. Dasselbe gilt für Tische: Wählen Sie Modelle, die sich leicht stapeln oder zusammenklappen lassen, damit Sie sie schnell und platzsparend verstauen und transportieren können. Ein guter Tischtransportwagen kann den Aufbau um eine Viertelstunde bis zu einer halben Stunde verkürzen.
Effizienz, Aussehen und Komfort
Aufbauzeit kostet Geld, sowohl für Personal als auch für die Raummiete. Wenn Ihr Veranstaltungsort dreimal täglich umgebaut werden muss, können leichtere und handlichere Möbel Ihnen gut anderthalb Stunden Zeit sparen. Platzieren Sie Lagerraum möglichst nah am Veranstaltungsort und verwenden Sie Transportwagen, die viel auf einmal transportieren können. So vermeiden Sie außerdem unnötige Wege.
Ein Raum wirkt professionell, wenn alles stimmt: ordentlich aufgereihte Stühle, ausgerichtete Tische und gut begehbare Gänge. Auch der Komfort ist wichtig; Besucher sitzen an einem Konferenztag oft sechs bis acht Stunden. Stühle mit guter Rückenlehne und der richtigen Sitzhöhe sorgen dafür, dass die Teilnehmer auch nach dem Mittagessen sitzen bleiben.
Einrichtung eines Besprechungsraums: vom statischen Büro zum
multifunktionaler Besprechungsraum
Fünf praktische Tipps
1. Arbeiten Sie mit festen Raumplänen. Erstellen Sie einen detaillierten Plan für Ihre am häufigsten verwendeten Raumaufteilungen. Drucken Sie diese aus und hängen Sie sie im Abstellraum auf; so muss das Team nicht mehr improvisieren.
2. Verwenden Sie nummerierte Zonen. Teilen Sie den Raum in Zonen (A, B, C) ein und nummerieren Sie die Reihen. “Reihe A3 bis A8 zum Abstellraum” ist schneller und verständlicher als “die Sitze hinten links”.”
3. Planen Sie den Übergang im Voraus. Gehen Sie die Übergänge zwischen den Sitzungen wie eine Probe durch. Wo hakt es? Wo wird zusätzliches Personal benötigt?
4. Wählen Sie multifunktionale Möbel. Ein Stuhl, der sowohl für Konferenzen als auch für Dinner geeignet ist, spart doppelte Investitionen und Stauraum.
5. Im Anschluss eine Auswertung durchführen. Fragen Sie das Aufbauteam, was gut lief und was verbessert werden könnte. Sie sehen Dinge, die dem Organisator entgehen.
Einrichtung eines Besprechungsraums
Häufig gestellte Fragen
Welche Sitze lassen sich in eng beieinander liegenden Reihen am einfachsten miteinander verbinden?
Bei Flexfurn lassen sich Konferenzstühle einfach miteinander verbinden. Curvo, Pepper, Kasar, Teddy, Veneto Darüber hinaus verfügen alle Elemente über Beine, die sich mithilfe von Verbindungsstücken schnell und sicher miteinander verbinden lassen. So bleiben Ihre Reihen gerade und Ihre Gänge frei, selbst bei Hunderten von Sitzplätzen.
Welchen Vorteil bieten Stapelstühle gegenüber Klappstühlen für eine Konferenz?
Beide Varianten sind praktisch, haben aber jeweils ihre Vorteile. Stapelstühle lassen sich schneller aufbauen und bieten oft mehr Sitzkomfort bei längeren Veranstaltungen. Klappstühle benötigen weniger Stauraum und sind ideal bei begrenztem Platzangebot. Für große Konferenzsäle, in denen sowohl Komfort als auch ein schneller Aufbau wichtig sind, sind Stapelstühle in der Regel die beste Wahl.
Kann ich vorab sehen, wie mein Konferenzraum mit Flexfurn-Möbeln aussieht?
Das ist möglich. Flexfurn bietet 3D-Simulationen, mit denen Sie verschiedene Raumaufteilungen ausprobieren können, bevor auch nur ein Stuhl platziert wird. So sehen Sie genau, wie viele Stühle und Tische Sie benötigen und wie der Raum optimal genutzt wird.